Pengaturan Account Mapping di Keloola Accounting

Pengaturan Account Mapping di Keloola Accounting

Ringkasan

Menu "Account Mapping" digunakan untuk menghubungkan setiap jenis transaksi di Keloola Accounting dengan akun akuntansi atau Chart of Accounts (COA) yang sesuai. Fungsi utama pengaturan ini adalah agar sistem dapat membuat jurnal secara otomatis dengan akun yang benar saat user melakukan transaksi penjualan, pembelian, persediaan, piutang, hutang, hingga aset tetap. Dengan mapping yang tepat, pencatatan menjadi lebih konsisten, akurat, dan mengurangi kesalahan input manual.

Kapan Artikel Ini Digunakan

• Saat pertama kali menyiapkan struktur akuntansi di Keloola Accounting.
• Saat ingin memastikan jurnal otomatis menggunakan akun COA yang benar.
• Saat ingin menyesuaikan mapping sesuai struktur akun perusahaan.
• Saat laporan keuangan perlu disesuaikan dengan standar pencatatan perusahaan.

Prasyarat

• Memiliki akses ke menu "Setting".
• Memiliki izin untuk mengubah pengaturan akuntansi.
• Akun COA sudah tersedia di sistem.
• Sudah mengetahui struktur akun yang digunakan perusahaan.

Langkah-langkah

1. Buka menu Accounting Setup

1. Klik menu "Setting".
2. Klik "Accounting Setup".

Hasil
Halaman pengaturan akuntansi terbuka.

2. Buka tab Account Mapping

1. Klik tab "Account Mapping".

Hasil
Halaman Account Mapping terbuka dan menampilkan beberapa kelompok pengaturan akun.

3. Atur mapping pada bagian Sales

1. Pilih akun pada kolom "Sales Revenue" untuk pendapatan penjualan utama.
2. Pilih akun pada kolom "Unearned Revenue" untuk pendapatan diterima di muka.
3. Pilih akun pada kolom "Sales Discount" untuk diskon penjualan.
4. Pilih akun pada kolom "Sales Return" untuk retur penjualan.
5. Pilih akun pada kolom "Unbilled Receivable" untuk piutang belum ditagih.
6. Pilih akun pada kolom "Sales Tax Payable" untuk pajak keluaran.
7. Pilih akun pada kolom "Sales Shipping" untuk biaya pengiriman penjualan.

Hasil
Mapping transaksi penjualan tersimpan sesuai akun yang dipilih.

4. Atur mapping pada bagian Purchase

1. Pilih akun pada kolom "Purchase (COGS)" untuk harga pokok penjualan.
2. Pilih akun pada kolom "Unbilled Payable" untuk hutang belum ditagih.
3. Pilih akun pada kolom "Purchase Shipping" untuk ongkos kirim pembelian.
4. Pilih akun pada kolom "Purchase Tax" untuk pajak masukan.
5. Pilih akun pada kolom "Prepayment" untuk biaya dibayar di muka.
6. Pilih akun pada kolom "Purchase Discount" untuk diskon pembelian.

Hasil
Mapping transaksi pembelian tersimpan sesuai akun yang dipilih.

5. Atur mapping pada bagian Account Receivable / Account Payable

1. Pilih akun "Account Receivable (AR)" untuk piutang usaha.
2. Pilih akun "Account Payable (AP)" untuk hutang usaha.

Hasil
Sistem menggunakan akun AR dan AP sesuai struktur perusahaan.

6. Atur mapping pada bagian Inventory

1. Pilih akun "Inventory" untuk persediaan barang.
2. Pilih akun "Inventory Waste" untuk kerugian persediaan.
3. Pilih akun "Inventory General" untuk penyesuaian stok.

Hasil
Mapping persediaan tersimpan sesuai akun yang dipilih.

7. Atur mapping pada bagian Others

1. Pilih akun "Opening Balance Equity" untuk saldo awal.
2. Pilih akun "Fixed Asset" untuk aset tetap.
3. Pilih akun "Depreciation Account" untuk beban penyusutan.
4. Pilih akun "Accumulated Depreciation Account" untuk akumulasi penyusutan.

Hasil
Mapping akun lain tersimpan sesuai kebutuhan akuntansi perusahaan.

8. Simpan pengaturan

1. Periksa kembali seluruh akun yang sudah dipilih.
2. Pastikan setiap field sudah sesuai dengan struktur akuntansi perusahaan.
3. Klik tombol "Save Changes".

Hasil
Pengaturan Account Mapping berhasil disimpan.

Hasil yang Diharapkan

• Sistem dapat membuat jurnal otomatis dari setiap transaksi.
• Transaksi terhubung ke akun COA yang sesuai.
• Laporan keuangan menjadi lebih konsisten dan akurat.
• Risiko human error dalam pencatatan manual berkurang.

Troubleshooting

1. Field account mapping belum terisi
   Pastikan seluruh akun COA yang dibutuhkan sudah dibuat di sistem sebelum melakukan mapping.
2. Jurnal transaksi tidak sesuai
   Periksa kembali akun yang dipilih pada bagian "Account Mapping", terutama pada bagian Sales, Purchase, AR, AP, dan pajak.
   1. AR dan AP
   2. Sales Tax Payable dan Purchase Tax
   3. Inventory dan Inventory Waste
3. Laporan keuangan terlihat tidak akurat
   Pastikan tidak ada akun yang tertukar, terutama antara:
   
4. Mapping berubah tetapi hasil belum sesuai
   Pastikan perubahan sudah disimpan dengan klik "Save Changes", lalu cek kembali transaksi berikutnya.
5. Sulit menentukan akun yang tepat
   Gunakan standar COA perusahaan secara konsisten agar mapping tetap rapi dan sesuai kebutuhan laporan.